제8회 세계한국학대회 현장 점검

제8회 세계한국학대회 현장 점검

1. 출장 개요

출장 목적	<제8회 세계한국학대회> 개최를 위한 현장 점검 및 관계자들과의 사전 업무협의 실시
여행동기 및 배경	10월 5일~7일(3일간) 미국 펜실베니아대학교와 공동으로 <제8회 세계한국학대회>를 개최할 예정임. 성공적인 대회 개최 및 준비를 위해 현장 점검 및 현지 관계자들과의 사전 업무협의를 실시함
출장 기간	2016. 8. 16(화) ∼ 20(토) / (3박 5일)
여행국	미국(필라델피아)
여행자	소속	직급	성명	성별	연령	당해여행 담당업무	여행경비
							금액(원)	부담 기관
	한국문화 교류센터 해외한국학지원실	선임행정원	정승연	여	30	제8회 세계한국학대회 공동주최기관 담당자 사전 협의 및 현장(회의장, 만찬장, 숙소 등) 점검	7,315,834원	본원
		사무원	강영미	여	34			본원
동행기관명 및 인원	해당 없음

2. 출장 일정

월․일․시 (요일)		출발지	도착지	방문 기관	업무수행내용 (수집할 자료목록, 질의할 내용 등)	접촉예정인물 (직책포함)
8.16 (화)	10:40	인천	시카고	-	인천→시카고 이동 (KE 037) (경유)	-
	09:35
	12:15	시카고	필라델피아	-	시카고→필라델피아 이동 (AA 742)
	15:23
	17:30	-	-	Sheraton University City Hotel	숙소 체크인	-
8.17 (수)	09:00~12:00	-	-	Sheraton Philadelphia University City Hotel	현장점검 체크리스트 확인, 호텔과 각 행사장 간의 동선 및 이동시간 파악
	13:30~15:30	-	-		호텔 관계자 면담	Lauren Ilgenfritz (기업세일즈지배인), Kamara Purnell (단체객실지배인) Marta Federline (연회지배인)
	15:30~18:00	-	-		연회장 시찰, 메뉴 구성 및 세팅 관련 실무자 회의	Marta Federline (연회지배인)
8.18 (목)	10:00~12:00	-	-	University of Pennsylvania	개회식 및 환영만찬 장소(Annenberg Center) 확인 및 관계자 면담	Jen Williams, Eileen May (Annenberg Center 실무담당자)
	12:00~13:00	-	-		점심식사
	13:30~15:00	-	-		분과회의장(Claudia Cohen Hall) 현장점검	Melissa DiFrancesco (Associate Director), Seok Lee (Kim Program Coordinator)
	15:00~16:30	-	-		폐회식 및 환송만찬 장소(Penn Museum Chinese Rotunda) 실사 및 관계자 면담	Atiya German (Penn Museum Staff)
	17:00~20:00	-	-		펜실베니아대 관계자 업무협의	Melissa DiFrancesco (Associate Director), Seok Lee (Kim Program Coordinator)
8.19 (금)	07:45	필라델피아	아틀란타	-	필라델피아→아틀란타 이동 (AA 1727) (경유)	-
	10:03
	12:20	아틀란타	인천	-	아틀란타→인천 이동 (KE 036)	-
8.20 (토)	16:10

3. 업무수행내용

   ㅇ 현장점검 체크리스트 확인 및 호텔과 각 행사장 간의 동선 및 이동시간 파악

     - 일시: 8월 17일(수), 09:00~12:00

     - 점검 내용: 관계자 면담시 질문 및 확인 사항을 사전에 체크함으로써 필요한 정보가 누락되지 않도록 함. 직접 호텔과 각 행사장을 다니며 동선을 파악하고 이동 시간을 확인함. 확인 결과 동선만 파악하고 있으면 이동거리 및 소요시간이 짧은 편이지만 사전에 참가자들에게 장소에 대한 충분한 정보가 전달되어야 하며 행사 스텝들은 동선을 완벽히 파악하고 있어야 함

     * 호텔↔개회식 및 환영만찬장(Annenberg Center): 5~10분

       호텔↔기조강연 및 분과회의장(Claudia Cohen Hall): 5~10분

       분과회의장→폐회식 및 환송만찬장(Penn Museum): 7~10분

       폐회식 및 환송만찬장→호텔: 15분

   ㅇ Sheraton Philadelphia University City Hotel 관계자 면담, 연회장 시찰, 메뉴 구성 및 세팅 관련 실무자 회의 개최

     - 일시: 8월 17일(수), 13:30~18:00

     - 장소: Sheraton University City Hotel LL층 지배인실

     - 주요 면담자: Lauren Ilgenfritz(기업세일즈지배인), Kamara Purnell(단체객실지배인), Marta Federline(연회지배인)

     - 면담 및 실사 내용

        · 계약 내용 확인 및 예약금 납부 상황 확인

        · 객실 확인: 트윈룸 1박당 요금은 세금 포함 USD 218.30이며 싱글룸 요금도 동일함. 한중연에서는 발표자에게 트윈룸 기준 10/5~8일 3박에 대해 숙박을 지원해주며 싱글룸 이용, 동행인과의 룸쉐어 및 공식 대회기간 이외의 투숙에 대한 추가비용은 참가자 개인이 부담함을 주지시킴. 숙박 리스트를 객실지배인에게 9월 20일까지 보내기로 협의함. 객실과 연회장에서 무선인터넷을 무료로 이용할 수 있으며 잘 작동되는지 확인하였음

        · 조식 이용: 식사 인원이 150~160명 규모로 크기 때문에 호텔 레스토랑이 아닌 Franklin Ballroom에서 연회 형식으로 조식을 진행하여야 함. 대회 참가자들에게 조식이 제공되는 3일간(10월 6~8일) 오전 6시 30분부터 9시 사이에 자유롭게 이용할 수 있으며 뷔페 스타일로 조식을 제공함. 메뉴는 빵, 계란, 과일과 쥬스 등을 기본으로 하되 3일 모두 다르게 구성하여 제안할 것을 당부함. 1인당 식대는 세금 포함 USD 33.80이며 이는 호텔과 협의 후 1인당 약 USD 5를 인하한 가격임. 대회 기간 이외에는 호텔 1층 레스토랑 또는 클럽 라운지에서 조식을 이용할 수 있음

        · 10월 6일 만찬: LL층에 있는 Benjamin Franklin Ballroom에서 진행하며 이는 조식 장소와 같은 곳임. 라운드 테이블로 세팅할 예정이며 의자 및 테이블보, 냅킨의 옵션에 따라 금액대가 다양하게 형성되어 있음. 만찬은 뷔페식이며 세부 메뉴는 제안서를 받아 검토 후 확정할 예정이지만 주방장과 협의하여 특별히 한식을 포함할 수 있도록 함

        · 기타사항: 행사 종료 후 관련 대금을 지급하기 위한 신청서 양식을 받아 작성 후 객실지배인에게 보내기로 하였음. 로비가 작아 대부분의 참가자들이 체크인하는 10월 5일 상당히 혼잡할 것으로 예상되므로 본원 행사 스텝들이 체크인 업무를 도울 수 있도록 배치할 계획임

   ㅇ 개회식 및 환영만찬 장소(Annenberg Center) 확인 및 관계자 면담

      - 일시: 8월 18일(목), 10:00~12:00

      - 장소: Annenberg Center

      - 주요 면담자: Jen Williams, Eileen May(Annenberg Center 실무담당자), Melissa DiFrancesco(Associate Director), Seok Lee(Kim Program Coordinator)

      - 면담 및 실사 내용

        · Setting: 개회식을 위한 무대 설치 및 포디움, 마이크 필요, 만찬 테이블은 Round Table로 세팅

        · 등록데스크는 직사각형 테이블 2~3개 및 의자 4~5개 배치 요청, 행사장 입구에 야외 설치를 고려하고 있으나 우천시 또는 환경 변화에 따라 실내에 설치할 수도 있음 

        · 환영만찬은 펜실베니아대학교 김주진 한국학 프로그램에서 후원하며 세부 메뉴는 현재 양식을 고려하고 있으나 확정되지 않음

        · 초록집, 에코백 등 행사물품은 사전에 Annenber Center로 운송하기로 합의함. Melissa를 통해 발송주소 및 세부정보를 받기로 함

   ㅇ 분과회의장(Claudia Cohen Hall) 현장점검

      - 일시: 8월 18일(목), 13:30~15:00

      - 장소: Claudia Cohen Hall

      - 주요 면담자: Melissa DiFrancesco(Associate Director), Seok Lee(Kim Program Coordinator)

      - 점검 내용

        · 제8회 세계한국학대회 사용 장소 확인

          * 기조강연: Room G17, 오찬: Terrace Room(G14), 분과회의장(Room    203, 204, 237, 337, 392, 402)

        · Session 1개당 최대 강의실 6개 사용 예정이며 분과회의장이 2~4층에 걸쳐 나누어져 있기 때문에 층별로 나누어 수시로 강의실 상황 체크 필요함

        · Room G17을 제외하고 나머지 강의실 내 마이크 사용이 불가하지만 대체로 소형 강의실이므로 마이크 없이도 발표 진행이 가능하다고 판단됨

        · Room 402는 88명 정원으로 관심도가 높은 패널을 배치할 필요가 있음

        · 강의실 당 펜실베니아대학교 자원봉사 학생을 1명씩 배치하여 컴퓨터 연결 및 발표 준비 등을 돕게 함

        · 등록데스크는 G Floor 로비에서 2일간 계속 운영하며 직사각형 테이블 2개, 의자 5개로 세팅함. 다과 및 음료도 회의 기간 동안 계속 G Floor Lobby에서 진행 예정

        · 점심식사는 라운드 테이블로 세팅할 예정이며 메뉴는 10월 6일 샌드위치, 10월 7일은 도시락 메뉴로 진행함

  ㅇ 폐회식 및 환송만찬 장소(Chinese Rotunda, Penn Museum) 실사 및 관계자 면담

      - 일시: 8월 18일(목), 15:00~16:30

      - 장소: Chinese Rotunda, Penn Museum

      - 주요 면담자: Atiya German(Penn Museum Staff)

      - 면담 및 실사 내용

       · 폐회식 및 환송만찬 장소인 펜실베니아대학교 박물관 Chinese Rotunda를 실사하고 담당자를 만남

        · 건물 구조상 처음 들어오게 되는 층이 2층이며 Chinese Rotunda는 3층에 위치하고 있음. Rotunda 구조상 울림이 상당하므로 음향 장비 등으로 잡음을 잡아야 함. 박물관 음향 담당 지정업체인 Visual Sound에 관련 내용을 전달하기로 함

        · 이집트관도 함께 사용할 수 있지만 Chinese Rotunda에서 폐회식 및 환송 만찬을 함께 진행하는 것이 바람직하다고 판단됨

        · 만찬은 Round Table로 세팅하며 메뉴는 퓨전 아시아음식으로 구성할 것을 요청하였음

        · 행사 시간 중 3층 내 전시실은 별도의 입장료 없이 자유 관람이 가능함

       · 문화공연 진행 여부는 현재 공연팀 섭외 상황에 따라 결정될 예정임. 확정 이후 무대 세팅에 대해 재논의가 필요함

   ㅇ 펜실베니아대학교 관계자 업무협의

      - 일시: 8월 18일(목), 17:00~20:00

      - 장소: 펜실베니아대학교 Williams Hall Room 642, HAN DYNASTY

      - 주요 면담자: Melissa DiFrancesco(Associate Director), Seok Lee(Kim Program Coordinator)

      - 회의내용

       · 환영만찬은 펜실베니아대학교 측에서 부담하며 예산은 USD 15,000임. 이에 맞추어 라운드 테이블로 세팅하고 세부 메뉴는 협의하여 추후 결정하도록 함

        · 개회식에 참석하는 펜실베니아대학교 VIP 참석자 확인 및 명단 요청

        · 분과회의장 강의실마다 펜실베니아대학교 자원봉사 학생들을 1명씩 배치하여 노트북 연결 등 장비 사용을 체크하고 회의장 내 애로사항을 확인할 수 있도록 함. 또한 개회식 등록 및 폐회식 때도 자원봉사 학생 2~3명이 본원 스텝들을 도울 수 있도록 요청함

       · 10월 7일 폐회식 전 열릴 문화공연 공연팀 섭외는 Melissa가 담당하고 있으나 대회 기간과 학교 방학이 겹친 관계로 가능한 팀을 계속 확인 중이며 추후 공연이 구체화되면 무대 세팅 등에 대해 다시 협의하도록 함

4. 성과ㆍ시사점 및 향후 업무 활용 계획

▷ 2016년도 제8회 세계한국학대회 개최 장소인 미국 필라델피아 펜실베니아대학교 및 숙소를 사전에 점검하고 현지 관계자들과 면담을 나눔으로써 회의 개최 준비를 보다 철저히 하고 애로사항을 최소화 할 수 있음 ▷ 한국과 미국 간의 시차(13시간) 및 이메일과 전화 업무로는 의사소통에 현실적인 제약이 있었는데 금번 현장점검을 통해 현지 인력들과 긴밀하게 업무에 대해 논의하고 대회 준비를 크게 진척시킬 수 있었음 ▷ 전세계 최대 규모의 한국학 관련 국제학술행사인 세계한국학대회의 위상에 걸맞게 보다 철저히 대회 준비를 할 수 있는 데 도움이 되었으며 차후 추가로 확인해야 하는 내용은 선발대 출발일인 10월 1일 이전에 모두 확정하여 대회 개최에 차질이 없도록 할 예정임

5. 경비 및 관련 예산 등

성 명	금액 계 (원)	항공운임 (원)	체재비			준비금 (원)	기타 (원)	항공 마일리지 입력여부
			일비 (원)	식비 (원)	숙박비 (원)
정승연	3,657,956	2,866,800	143,749 (USD 130)	196,825 (USD 178)	401,500	15,921 (USD 14)	회의비 66,322 (USD 58.19)	O
강영미	3,657,878	2,866,800	143,749 (USD 130)	196,825 (USD 178)	401,500	15,843 (USD 14)		O
계	7,315,834	5,733,600	287,498 (USD 260)	393,650 (USD 356)	803,000	31,764 (USD 28)	66,322 (USD 58.19)	-

6. 첨부자료

그림 1. Sheraton Philadelphia University City Hotel 전경

그림 2. 호텔 로비 앞 행사 안내판

그림 3. 호텔 관계자 면담

그림 4. 트윈룸 객실 사진

그림 5. 조식 및 10월 6일 만찬 연회장(Benjamin Franklin Ballroom) 시찰

그림 6. 메뉴 구성 및 세팅 관련 실무자 회의

그림 7. Annenberg Center 입구

그림 8. Annenberg Center 행사장 내부 1

그림 9. Annenberg Center 행사장 내부 2

그림 10. Annenberg Center 관계자 면담

그림 11. Claudia Cohen Hall 전경

그림 12. G Floor Lobby(등록 데스크 공간 및 음료, 다과 세팅 장소)

그림 13. G17 Lecture Room(기조강연 장소)

그림 14. G17 무대 앞 테이블 세팅 모습

그림 15. G14 Terrace Room 사진(오찬 장소)

그림 16. Room 402 사진 1

그림 17. Room 402 사진 2

그림 18. Room 392

그림 19. Room 337

그림 20. Room 237

그림 21. Room 204

그림 22. Room 203

그림 23. 강의실 내 컴퓨터 시설

그림 24. Penn Museum 입구

그림 25. Chinese Rotunda 내부 사진<

그림 26. Penn Museum 관계자 면담

그림 27. 펜실베니아대학교 한국학센터

그림 28. 펜실베니아대학교 관계자 업무협의 실시